مرجع دانلود پاورپوینت های درسی

حجم فایل : 58.7 KB
نوع فایل : پاور پوینت
تعداد اسلاید ها : 12
بسم الله الرحمن الرحیم طرح ساماندهي ومديريت اسناد فیزیکی و الكترونيكي
1- ايجادهماهنگي و وحدت رويه بين دستگاههاي اداري جهت مديريت و ساماندهي اسناد
2-استفاده ازآخرين تجربيات و دستاوردهاي علمي و عملي دستگاههاي دولتي
3-ايجاد يك سامانه جامع , يكپارچه و استاندارد براي ساماندهي اسناد سنتي و الكترونيكي هدف : محورهاي اصلي طرح مديريت وساماندهي اسناد الف : یكي از مهمترين عوامل درايجاد تغییر وتحول و داشتن يك بايگاني علمي و صحيح جذب نيروي متخصص مي باشد.
ب - ويژگي هاي عام كاركنان بايگاني : داشتن اخلاق خوش , پرحوصله , دقيق بودن , وقت شناس و تعهد كاري , مسئوليت پذير, کاردان...
ج - ويژگي هاي خاص كاركنان بايگاني : آشنايي با آخرين روشهاي علمي بايگاني , قدرت تجزيه و تحليل آماري و موضوعي پرونده ها , شناخت اهميت اسناد و مدارك در دستگاه خود , فراگيري آموزش هاي لازم و مهارك كامل در دسته بندي سوابق نامه ها , آشنايي با قوانين و مقررات , بيطرفي و پرهيز از هر گونه گرايش سياسي و غرض ورزی در انجام امورمحوله بايگاني ( با تغيير دولت ها و دولت مردان ) 1- جذب و به كارگيري نيروي انساني
1-هر دستگاه اداري بستگي به نوع فعاليت و وظيفه اداري خود ,قاعدتا نوع سند , حجم و تعداد سند و روش بايگاني اسنادش با ساير دستگاه ها فرق مي كند ( روش شماره اي , موضوعي , تاريخي , جغرافيايي , حرف و عدد و ...)
2- خصوصيات و ويژگي يك طبقه بندي صحيح و استاندارد :
الف- اطمينان : طبقه بندي اسناد به نحوي طراحي گردد كه محل دقيق سند را مشخص كند
ب- سرعت : طبقه بندي بايد امكان دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم كند.
ج- سهولت : شيوه طبقه بندي به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكان پذير باشد
د- قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد به نحوي طراحي گردد كه در مقابل تغييرات احتمالي قابليت انعطاف داشته باشد .
3- آشنايي با معايب و مزایای روشهای مرسوم بایگانی

2-به كارگيري روش اصولي و مناسب براي طبقه بندي و ساماندهي اسناد و مدارك اداري
1-استفاده از ابزارها , تجهيزات مناسب براي نگهداري بهتر و بیشتر اسناد فيزيكي و جلوگيري از تخريب اسناد ( زونكن و پوشه مناسب , تهيه آلبوم , قفسه هاي مناسب , تلويزيون مدار بسته و دوربين مخفي ، نصب دستگاههاي هشدار آتش سوزي و اطفاي حريق , جا و مكان مناسب( نور , هوا , رطوبت و ..)
2- امنيت فيزيكي براي اسناد الكترونيكي:تعيين يك محل امن براي استقرا سرورها و تجهيزات اصلي سيستم اطلاعاتي , محدود سازي دسترسي به تجهيزات شبكه با استفاده از قفل ها و مكانيزم هاي دسترسي ديجيتالي , استفاده از دوربين هاي مدار بسته , طراحي صحيح منابع تغذيه برق در شبكه و ايمني در برابر خطر عوامل طبيعي
3- امنيت منطقي براي اسناد الكترونيكي ( خطرات حملات سايبري , دسترسي غير مجاز و ويروس ها ) : كنترل دسترسي كاربران ، نصب برنامه ضد ويرو...